Алфавитный журнал учета кадров

Алфавитный журнал учета кадров ведется и хранится в отделе кадров предприятия. Алфавитный журнал учета кадров составляется на всех рабочих и служащих по подразделениям или категориям персонала в зависимости от структуры предприятия, организации и численности работающих.

В алфавитный журнал запись вносят одновременно с оформлением приказов о приеме, переводе, увольнении работников. Согласно названию документа, в Алфавитном журнале учета кадров кадровой службой ведется учет личного состава в алфавитном порядке.

Алфавитный журнал учета целесообразно заводить в организациях с небольшой или средней текучестью кадров.

На обложке могут быть указаны реквизиты предприятия (название организации и др.), название отдела, даты начала и окончания ведения документа.

На обороте обложки может быть размещена информация о сотруднике, который ответственен за ведение данного журнала и его сохранность. Такая информация может быть прописана на каждой странице.

Необходимо позаботиться о защите журнала от изымания или вкладывания информации. С этой целью для Алфавитного журнала учета кадров может быть применена сквозная нумерация (на каждой странице ставится ее порядковый номер). Также применяется сшивание и заверяющая надпись с печатью на последней странице.

Заверяет журнал руководитель организации (компании) или наделенный такими полномочиями сотрудник.

К данному журналу применимы те же требования, что и к другим журналам используемым в компании. Все сделанные записи должны быть разборчиво написаны и читаемы. Нельзя использовать для правок корректор. Все правки заверяются подписью ответственного сотрудника, а зачистки не допускаются.

Ведет журнал, как правило, сотрудник отдела кадров, либо сотрудник, наделенный такими полномочиями приказом руководства. В таком приказе также может быть прописан регламент использования журнала.

Графы для заполнения Алфавитного журнала учета кадров:

• Фамилия, имя, отчество
• Должность
• Год и место рождения
• Образование
• Номер паспорта, кем и когда выдан
• Адрес места жительства, номер телефона
• Принят, номер приказа и дата
• Уволен, номер приказа и дата, причина увольнения