Журнал регистрации исходящих документов

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов. 

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

1. индекс документа, включающий № дела;
2. дата документа;
3. адресат (корреспондент);
4. краткое содержание или заголовок;
5. отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
6. исполнитель;
7. примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день конвертуются и отправляются. При помещении документа в конверт сверяется адрес получателя на письме и на конверте. При отправке письма в конверте с прозрачным "окошком" документ складывают таким образом, чтобы адрес получателя был хорошо виден. В этом случае необходимо убедиться, что адрес не сместится внутри конверта.

Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской

Графы для заполнения Журнала регистрации исходящих документов:

1. Регистрационный исходящий номер

2. Наименование организации, куда направляется письмо

3. Ф.И.О., кому адресовано письмо

4. Содержание письма

5. Исполнитель письма