Журнал регистрации командировочных удостоверений

Учет командировочных удостоверений ведется с помощью специального журнала. В нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.

Фиксация удостоверений в Журнале регистрации командировочных удостоверений полностью отвечает задачам учета. Количество выданных документов легко подсчитать. Все данные расположены компактно.

Неоспоримым плюсом является также невозможность изъятия информации из журнала, а также регистрация задним числом.

Данный журнал относится к документам для внутреннего пользования. Его ведут сотрудники кадровой службы. Доступ других отделов к документу может быть осуществлен с разрешения начальника отдела кадров.

Существуют правила регистрации кадровых документов в организации: регистрируются документы, подлежащие учету; один документ регистрируется один раз; фиксируются документы в пределах одной отдельной группы; запись делается в день поступления или подписания.

В начале ведения журнала обязательно прописывается название субъекта деятельности на обложке. Дата начала ведения регистрации и дата окончания обязательно прописываются в соответственных графах. Заводить журнал можно на период времени, удобных для каждой конкретной организации.

Для удобства сотрудников кадровой службы можно завести дополнительно Журнал регистрации, дополненный графой для подписи сотрудника, который получает командировочное удостоверение.

Храниться Журнал регистрации командировочных удостоверений должен в отделе кадров. Срок хранения такого документа – пять лет.

Графы для заполнения Журнала регистрации командировочных удостоверений:

1. Регистрационный номер командировочного удостоверения

2. Фамилия, имя, отчество командированного работника

3. Занимаемая должность

4. Сроки командировки