Журнал регистрации входящих документов

Для фиксирования входящих документов заводят отдельный журнал - Журнал регистрации входящих документов. Строго определенная форма Журнала входящих документов на сегодняшний момент не принята законодательством. Организации имеют право вести свою собственную форму.

Регистрация документа - это процедура присвоения ему номера или индекса, который пишется на документе с дальнейшим внесением основных данных о нем в Журнал входящих документов (на бланке карточки) или на компьютере. Такая запись нужна для лучшей защиты документов, удобного поиска, учета и контроля.

Зарегистрировать документ – означает наделить его юридической силой. Факт получения входящего документа подтверждается именно нумерацией или индексацией и записью в Журнал входящих документов. С этого момента признается ответственность организации за исполнение или использование полученного документа.

В зависимости от размера организации, Журнал входящих документов ведет либо секретарь, либо сотрудник отдела канцелярии. В случае большого объема входящего потока, журнал ведет выделенная группа специалистов.

Общие правила регистрации определены в нормативных документах. Согласно им, регистрировать необходимо подлежащие учету особо ценные документы, используемые в последствии в информационно-справочных целях.

Регистрация проводится однократно и в зависимости от типа документа, числа документов такого типа, их содержимого или авторства. Для входящих документов – отдельное правило, их регистрируют в день поступления.

Как правило, фиксируются документы поступившие за период в один календарный год. Индексы не могут повторяться в течении такого года. Последняя запись в году отделяется чертой и соответствующей записью. В случае если в одном массиве собирается слишком большое количество документов, их можно условно разделить на группы поменьше.

Журнал регистрации входящих документов ведут до заполнения последнего листа. На обложке обязательно название предприятия или организации и дата начала ведения записей. Дата окончания ставится после последней записи в журнале.

Мы предлагаем Журнал регистрации входящих документов состоящий из восьми граф. Графам задается ширина в зависимости от объема информации записывающейся в них. Существует возможность добавления необходимых граф.

Графы для заполнения Журнала регистрации входящих документов:

• Входящий номер
• Исходящий номер
• Организация, направившая документ
• Кто подписал документ
• Содержание документа
• Кому направлен документ
• Резолюция документа
• Подпись