Журнал учета печатей и штампов

Порядок учета и хранения печатей и штампов устанавливается локальным нормативным актом организации. Этот документ может быть составной частью инструкции по делопроизводству. Выдача печатей и штампов регистрируется в журнале учета печатей и штампов.

Журнал учета печатей и штампов имеет графы:

1. № п/п
2. Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления
3. Оттиск печати (штампа)
4. Наименование подразделения, должность и фамилия получателя
5. Роспись в получении, дата
6. Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки
7. Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления
8. Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата
9. Отметка об уничтожении, номер акта и дата
10. Примечание

Журнал учета печатей и штампов ведется по правилам ведения документов строгой отчетности и хранится в несгораемом шкафу (сейфе). Листы журнала нумеруются, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации. Журнал находится у работника, ответственного за учет и сохранность печатей и штампов, назначенного приказом руководителя организации.

! Хранить журнал учета печатей и штампов следует до ликвидации организации (ст. 163 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.5 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Уничтожение печатей и штампов

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. 

Об уничтожении печатей и штампов составляется Акт об уничтожении печати, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в графе 9, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны: 

• время и место уничтожения; 
• состав комиссии; 
• основание уничтожения печатей и штампов; 
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов; 
• способ уничтожения; 
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования; 
• подписи членов комиссии. 

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.