Журнал учета приказов по личному составу

В Журнале учета приказов по личному составу регистрируются все приказы данной группы. Регистрации подлежать все приказы по организации, касающиеся личного состава. Заполнением документа занимается сотрудник кадровой службы.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Расположение реквизитов на бланке может быть угловое или продольное. Предпочтение при оформлении приказа отдается бланку с продольным расположением реквизитов

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с).

По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа.

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Приказы по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.

На данное время стандартизованной формы для Журнала учета приказов по личному составу не существует. Форма предлагаемая нашим интернет-магазином содержит 5 граф, имеет книжный формат, размер А4. При необходимости могут быть добавлены графы по вашему усмотрению.

Существуют правила ведения журнала. На лицевой стороне должно присутствовать название организации или учреждения. В нашем магазине можно заказать журнал с уже впечатанным названием.

Далее прописываются дата, когда журнал был начат, должность и Ф.И.О. ведущего документ ответственного сотрудника (возможно наличие данной информации на последней или на каждой странице).

Листы нумеруются тем или иным способом, прошнуровываются, заверяются печатью и подписью руководящего сотрудника.

Недопустимы подправления, подтирания, удаления уже сделанных записей, использование корректоров. Ошибочную запись перечеркивают одной линией таким образом, чтобы сделанная ранее запись была читаема.

В этой же графе делается новая верная запись. В графу Примечание пишут следующую запись: исправлено в графе такой-то; подпись исправившего и расшифровка подписи; дата.

Журнал учета приказов по личному составу – документ для внутреннего использования в отделе кадров. Другим подразделениям журнал может быть предоставлен только по приказу начальника кадрового отдела.

В зависимости от типа содержащейся информации сроки хранения журнала могут быть разными – от пяти до 75 лет. Во многих организациях для удобства ведут несколько журналов, разделяя по сроку хранения, либо по группам приказов.

Журнал может быть использован для формирования отчетов и анализа работы кадрового отдела на предприятии (в учреждении).

Графы для заполнения Журнала учета приказов по личному составу:

1.№ п/п

2. Дата

3. Вид приказа (прием, перевод, увольнение и т.п.)

4. Ф.И.О. и/или должность сотрудника, о котором идет речь

5. Примечание