Форма книги сдачи грузовых документов (ГУ-48 ВЦ/Э) утверждена распоряжением ОАО «РЖД» от 28.03.2018 г. № 635/р
Книга сдачи грузовых документов формы ГУ - 48ВЦ/Э служит для передачи грузовых документов, а также станционной коммерческой отчетности (транспортных железнодорожных накладных, вагонных листов, пропусков на выданные грузы, товаросопроводительных документов, актов общей формы и др.) между подразделениями ОАО "РЖД".
Книга формируется автоматически при взаимодействии АСУ станции и АС ЭТРАН в следующем порядке:
- уполномоченный работник станции на своем автоматизированном рабочем месте в АСУ станции или АС ЭТРАН выбирает номера передаваемых документов;
- АСУ станции или АС ЭТРАН автоматически формирует в электронном виде Книгу с возможностью вывода информации на экран (в режиме предварительного просмотра) и на печать.
Книга, подписанная ЭП работниками станции, ответственными за передачу и прием документов, не распечатывается и хранится в автоматизированной системе ОАО "РЖД" в течение 5 лет.
При отсутствии возможности подписания Книги ЭП работниками станции, ответственными за передачу и прием документов, Книга распечатывается, подписывается данными работниками станции и подшивается в специальную папку, которая заводится с 1 января каждого года.
Порядок заполнения:
1. Книга формируется в следующем порядке:
1.1. В строке "Сдающее подразделение ОАО "РЖД" - указывается наименование сдающего подразделения ОАО "РЖД";
1.2. В строке "Принимающее подразделение ОАО "РЖД" - указывается наименование принимающего подразделения ОАО "РЖД";
1.3. В строке "Станция" указывается наименование железнодорожной станции, где находится подразделение ОАО "РЖД";
1.4. В строке "Номер партии" - указывается порядковый номер партии сдаваемых документов. Номер партии передаваемых документов присваивается автоматически. Нумерация порядковых номеров партий начинается с начала календарного года.
1.5. В строке "Дата и время передачи" - указывается дата и время передачи документов;
1.6. В строке "Дата и время приема" - указывается дата и время приема документов;
1.7. В графе 1 "Вид документа" - указывается вид документа (накладная, памятка приемосдатчика, акт общей формы и др.). Допускается указывать наименование документов номером формы (ГУ-45, ГУ - 23 и др.);
1.8. В графе 2 "Номер документа" - указывается номер документа;
1.9. В графе 3 "Количество листов" - указывается количество листов в документе.
1.10. В графе 4 "Примечание" - могут указываться уточняющие сведения о документах и другие необходимые сведения;
1.11. В строке "Итого документов/листов" - указывается общее количество документов передаваемых в партии принимающему структурному подразделению ОАО "РЖД", через дробь - общее количество листов в передаваемых документах;
1.12. В строке "Сдал" - указывается Ф.И.О. должность и подпись работника станции, сдающего документы;
1.13. В строке "Принял" - указывается Ф.И.О. должность и подпись работника станции, принимающего документы.
Книга сдачи грузовых документов имеет графы:
1. Вид документа
2. Номер документа
3. Количество листов
4. Примечание