Оперативный журнал

Оперативный журнал предназначается для регулярного и своевременного внесения данных о переговорах по функционированию электрооборудования и других составляющих рабочего процесса оперативно-ремонтными работниками. Оперативный журнал может использоваться на всех уровнях (как головными организациями, так их структурными подразделениями).

Обязательно нахождение оперативного журнала непосредственно на месте работы персонала оперативного ремонта. Хранится журнал три года. Отсчет срока хранения ведется с даты последней записи, сделанной в документе. Ответственность за подлинность и точность записей несет персонал, ведущий записи в документе.

Правила ведения данного журнала определены в рекомендующем письме Главэнергонадзора. Общепринятая форма оперативного журнала предусматривает титульный лист, обязательный к заполнению и содержит три графы.

Графы для заполнения Оперативного журнала:

• Дата, время
  
• Содержание сообщений в течение смены, подписи о сдаче и приемке смены
• Визы, замечания

Отметка в первой графе Оперативного журнала делается с приходом на смену. Здесь записывается актуальная дата, время начала смены и время завершения смены. По мере возникновения событий в данную колонку вносятся время события с точностью до минуты. Событиями могут быть сообщения, приказы, выполнение указаний и др.

Во второй колонке документируется содержание сообщений с указанием участников переговоров. Третья графа Оперативного журнала предназначается для визирования и возможных замечаний. Записи здесь делаются ответственными лицами руководящими электрохозяйством или замещающие их ответственные сотрудники.

Оперативный журнал может содержать очень большое количество сообщений, поэтому, с целью экономии времени и пространства для записей во второй колонке используют условные сокращения. Такие сокращения стандартизированы и едины для всей электроэнергетической отрасли.

Предъявляются строгие правила к способу ведения записей в Оперативном журнале. Важно соблюдения хронологии записей. Рекомендовано использовать пасту синего либо черного цветов. Не допускаются записи карандашом. Записи должны иметь служебный характер, быть написанными разборчиво.

Оперативный журнал может помочь восстановить хронологию событий, что необходимо в случае если возникла нестандартная ситуация. Недопустимы подчистки. Исправления в Оперативный журнал вносятся согласно правилам делопроизводства.

Поведение в случае обнаружения наличия пропуска в записях в Оперативном журнале – для фиксации записи используют свободное пустое место, помечая ее как пропущенную. Запрещены записи на полях. Если в журнале обнаруживаются пропущенные незаполненные строки – они обязательно прочеркиваются.

Оперативный журнал в обязательном порядке пронумеровывается и прошивается.