Форма журнала соответствует Приложению 8 к Федеральным авиационным правилам Медицинское освидетельствование летного, диспетчерского состава, бортпроводников, курсантов и кандидатов, поступающих в учебные заведения гражданской авиации (ФАП МО ГА-2002).
Проведение каждого заседания ВЛЭК ГА (ЦВЛЭК ГА) оформляется в журнале протоколов, подписывается председателем, всеми членами и заверяется печатью ВЛЭК ГА (ЦВЛЭК ГА). На кандидатов, поступающих в учебные заведения гражданской авиации по подготовке пилотов, штурманов, бортинженеров, бортпроводников и диспетчеров УВД, ведется отдельный журнал протоколов (в журнале делается отметка о наименовании учебного заведения гражданской авиации).
На кандидатов, поступающих в учебные заведения гражданской авиации, ведется отдельный журнал протоколов, в графе 4 указывается наименование учебного заведения гражданской авиации.
Номера протоколов ведутся с 1 января каждого года, порядковые номера в графе 1 указываются дробью: в числителе номер с начала года, в знаменателе номер на каждый день освидетельствования во ВЛЭК ГА (ЦВЛЭК ГА).
В графе 7 указываются все рекомендации и предписания ВЛЭК ГА (ЦВЛЭКГА), вынесенные по результатам медицинского освидетельствования.
Страницы журнала нумеруются и прошнуровываются. Журнал хранится у председателя ВЛЭК ГА (ЦВЛЭК ГА), как документ ДСП.
Журнал хранится тридцать лет, а на кандидатов, поступающих в учебные заведения по подготовке пилотов, штурманов, бортинженеров, бортпроводников, хранится три года.
Журнал протоколов ВЛЭК ГА (ЦВЛЭК ГА) содержит графы:
1. № п/п
2. Ф.И.О.
3. Год рожд.
4. Должность, место работы, общее летное время (час)
5. Повод для освидетельствования
6. Жалобы, клинический диагноз
7. Медицинское заключение, лечебно - оздоровительные мероприятия