Журнал регистрации договоров о полной материальной ответственности

В Журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности регистрируются все договора о полной материальной ответственности, заключаемые на предприятии или в организации. Запись в журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности подтверждает создание этого документа и сообщает ему юридическую силу.

Полная материальная ответственность - обязанность возмещения ущерба в полном размере независимо от заработка работника. Например, руководитель организации в соответствии со ст. 277 ТК РФ несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.

Договор о полной материальной ответственности может быть заключен только с работниками, непосредственно связанными с хранением, обработкой, продажей, перевозкой материальных ценностей, принадлежащих работодателю. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. № 85.

Договор о полной материальной ответственности является дополнительным к трудовому договору. При его отсутствии для полной материальной ответственности работника записи в трудовом договоре о соответствующей его обязанности недостаточно. С работниками, не достигшими возраста 18 лет, договор о полной материальной ответственности не может заключаться.

Подписание договора о полной материальной ответственности должно предваряться составлением акта или проведением описи (инвентаризацией). Это поможет при возникновения необходимости в будущем доказать факт допущения недостачи или ущерба ответственным сотрудником.

Инвентаризацию (опись) проводят перед отпуском или увольнением материально ответственного лица или в связи с уходом на больничный.

Дополнительно перед подписанием договора сотрудник должен быть ознакомлен протоколами определяющими хранение и эксплуатацию имущества организации или денежных средств организации.

Каждой записи в журнале должен быть присвоен порядковый регистрационный номер. Все основные данные о договоре вносятся в соответствующие графы. Это номер дата и вид договора, личные данные работника, его должность.

Отдельно следует сказать, что кроме индивидуальной, существует еще такая форма материальной ответственности, как коллективная ответственность.

К заполнению журнала применимы те же требования, что и к другим кадровым документам: регистрация одного конкретного документа проводится однократно; регистрируются документы, нуждающиеся в учете; рамки записи – отдельная группа типов документов; записи делаются в день поступления или подписания в течении одного года.

Графы для заполнения Журнала регистрации договоров о полной материальной ответственности:

• № п/п
• Договор о полной материальной ответственности/номер
• Договор о полной материальной ответственности/дата
• Договор о полной материальной ответственности/вид договора
• Работник (работники)/Ф.И.О.
• Работник (работники)/должность
• Работник (работники)/подразделение
• Роспись работника, дата
• Примечание