Журнал регистрации распоряжений

Журнал регистрации распоряжений применяется для учета всех распоряжений на предприятии.

Кроме того, фиксация Журнале регистрации распоряжений служит также обеспечению сохранности распоряжений, организует массив поиска, придает юридический вес.

Журнальная форма регистрирования документации является наиболее распространенной на сегодняшний день. Данная форма обеспечивает возможность быстро определить количество документов.

Большим плюсом является невозможность убрать уже внесенные данные. Это обеспечивает преимущество журнальной формы регистрирования перед электронной.

Следует соблюдать простые правила регистрации, принятых в делопроизводстве. Фиксируются только документы, требующие обязательного учета (к таковым относятся распоряжения). Документ регистрируется единожды, нет нужды регистрировать копии. Регистрация проводится в день подписания.

Также на данный журнал распространяется правило, действующее для всех журналов регистрации – нумерация документов ограничена одним календарным годом. По окончании года записи отделяются жирной линией, проставляется номер нового года и нумерация начинается заново.

Важными для деятельности предприятия являются графы журнала регистрации распоряжений, фиксирующие лиц получивших распоряжения и исполнителей.

Основные данные, которые следует выносить на обложку журнала – название предприятия, дата начала ведения (впоследствии и дата окончания ведения). В случае смены названия вносится уточнение и на обложку.

Все исправления ошибок и неточностей следует вносить в журнал согласно действующим правилам внесения изменений и дополнений, принятым в делопроизводстве. Подчистки и использование различных видов корректоров не допускается.

Графы для заполнения Журнала регистрации распоряжений:

• Дата
• Регистрационный номер
• Содержание распоряжения
• Исполнитель
• Кто получил
• Подпись