Журнал учета предложений, заявлений и жалоб граждан

Журнал учета предложений, заявлений и жалоб граждан. 

Все поступившие обращения граждан в федеральные органы правительственной связи и информации, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в день их поступления в Журнале учета предложений, заявлений и жалоб граждан, включенном в номенклатуру дел, журналов и картотек федерального органа. 

Письменное обращение должно быть подписано с указанием фамилии, имени и отчества и содержать, помимо изложения существа вопроса, данные о месте жительства, работы (службы) или учебы заявителя. 

Все поступившие обращения после регистрации докладываются руководителю федерального органа, который обязан определить порядок и сроки их рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются. 

Рассмотренные обращения граждан, по которым приняты соответствующие решения, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением и разрешением обращений, с надписью "В дело" и подписью руководителя подразделения, ответственного за разрешение обращения по существу, передаются исполнителем сотруднику секретариата (делопроизводственного участка) федерального органа, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, для формирования дела, включенного в номенклатуру дел, журналов и картотек. 

Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Обращения граждан, не разрешенные по существу поставленных в них вопросов, подшивать в дела запрещается. 

Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в секретариатах (делопроизводственных участках) федеральных органов отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей. 

Срок хранения дел и Журналов учета предложений, заявлений и жалоб граждан - 5 лет после окончания их ведения делопроизводством.

Графы для заполнения Журнала учета предложений, заявлений и жалоб граждан:

• № п/п
• Дата поступления
• Фамилия, имя, отчество заявителя
• Адрес
• Краткое содержание существа обращения
• Фамилия руководителя, рассматривавшего письмо
• Фамилия исполнителя, которому поручена проверка письма
• Отметка о принятом решении и сообщении о результатах заявителю
• Отметки об осуществлении контроля за разрешением письма
• Примечание