Журнал регистрации личных дел работников

Для учета и обеспечения сохранности личных дел в организации ведется Журнал регистрации личных дел. Поскольку законодательно не определена учетная форма для Журнала регистрации личных дел работников, изготавливается данный журнал в свободной форме. Предприятия и организации ведущие такой учет могут по своему усмотрению изменять содержимое граф.

Необходимость вести личные дела сотрудников в обязательном порядке законодательно закреплена только для государственных учреждений. Прочие субъекты, как юридические, так и физические лица ведут личные дела своих сотрудников по желанию.

Ведение личных дел работников удобно, прежде всего, самой организации. В любой момент времени руководитель или кадровый сотрудник имеют возможность взять в руки личное дело и получить необходимую информацию о интересующем сотруднике, не отвлекая его самого от рабочих обязанностей.

Составлением личных дел и ведением журнала занимается уполномоченный сотрудник, если организация небольшая, или кадровый отдел. Порядок формирования личных дел установлен только для государственных служащих. Во всех остальных случаях личные дела можно вести по усмотрению.

В Журнале регистрации личных дел работников фиксируется информация о всех личных делах, заведенных на предприятии. В журнал заносятся номера личных дел, дата их заведения, данные работника и место хранения дел. После закрытия личного дела вносится дата и причина закрытия, дата сдачи дела в архив.

Все записи имеют порядковый номер. Для дополнительных записей, а также для внесения информации, подтверждающей исправления предусмотрена графа Примечания.

Графы для заполнения Журнала регистрации личных дел работников:

• № записи
• Номер личного дела
• Дата заведения
• Дата закрытия
• Ф.И.О., работника
• Табельный номер
• Причина закрытия личного дела
• Место хранения личного дела
• Дата передачи в архив
• Примечание