Журнал регистрации приказов по личному составу

В журнале регистрации приказов по личному составу обязательно регистрируются все без исключения приказы по личному составу организации. Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (приказы по личному составу). Приказы по личному составу согласно ТК РФ доводятся до сведения работников под роспись. 

Регистрация приказа (документа) в Журнале регистрации приказов по личному составу придает ему юридическую силу, поскольку регистрирует факт его написания либо получения. До момента фиксации в журнале приказ (распоряжение), не имеющий номера, юридически не существует.

Распоряжения (приказы) по личному составу вносятся в Журнал регистрации приказов по личному составу в произвольном порядке. Согласно инструкции Росархива по делопроизводству, номерация должна производиться в рамках одного календарного года.

В том случае, если происходит назначение на должность какого-либо первого лица в организации ( т.е. директора, главного бухгалтера и др.), то такие распоряжения фиксируются в журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в соответствии с Трудовым кодексом РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. Так в приказе о приёме на работу обязательно указываются установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка); условия приема: отдел, должность, срок; испытательный срок (его продолжительность) и т.п. Приказ по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года) и личных карточек (форма № Т-2), - 75 лет.

Графы для заполнения журнала регистрации приказов по личному составу:

• № записи
• № приказа
• Дата издания
• Содержание приказа
• Издан в отношении/Ф.И.О.
• Издан в отношении/должность
• Основания к приказу
• Примечание